Atendendo empresas com sites e presença digital, uma conversa se repete com frequência incômoda. Pergunto onde ficam as senhas dos sistemas da empresa e a resposta vem em alguma destas versões: “está tudo na cabeça do fulano”, “tem um caderninho na gaveta”, ou a pior de todas, “o e-mail que administra tudo é o pessoal do sócio”. Aí pergunto do backup e ouço um silêncio que já conheço bem.
Segurança digital tem fama de assunto para empresa grande, com departamento de TI e orçamento próprio. Vou defender aqui o contrário: pequena empresa precisa mais, porque não tem gordura para absorver o prejuízo. A grande sobrevive a um vazamento ou a uma semana fora do ar; a pequena, muitas vezes, não. A boa notícia é que o mínimo necessário custa pouco e não exige conhecimento técnico, exige decisão.
Backup: a pergunta não é se, é quando
Todo equipamento falha um dia. HD queima, notebook é furtado, arquivo é apagado sem querer, e existe ainda o sequestro digital, em que um vírus tranca seus arquivos e cobra resgate. Contra tudo isso, a defesa é a mesma e é antiga: cópia de segurança.
O padrão que recomendo para pequena empresa é simples de lembrar: três cópias, dois lugares, uma fora. Três cópias do que importa (a original e duas reservas), em dois tipos de lugar diferentes (o computador e um drive na nuvem, por exemplo), sendo pelo menos uma fora do ambiente físico da empresa. Se o escritório sofre um furto ou um incêndio, a cópia na nuvem sobrevive.
E um detalhe que quase todo mundo pula: backup que nunca foi testado é uma esperança, não uma proteção. Uma vez por trimestre, escolha um arquivo e tente restaurar. Se a restauração funciona, você tem backup. Se você nunca tentou, você tem um ritual.
O mesmo raciocínio vale para o site da empresa. Pergunte hoje ao responsável pela sua hospedagem se existe backup automático do site e com qual frequência. Se a resposta demorar, você já aprendeu algo importante.
Senhas: o problema não é a senha fraca, é a senha compartilhada
A imagem clássica do risco é a senha “123456”. Ela existe e é grave, mas na pequena empresa o estrago maior vem de outro lugar: a mesma senha usada em tudo, conhecida por todo mundo, nunca trocada. Quando um funcionário sai da empresa, ele leva no bolso o acesso ao e-mail, às redes sociais, ao sistema. Ninguém troca porque trocar dá trabalho e quebraria o acesso dos outros.
Três medidas resolvem a maior parte do risco. Primeiro, um gerenciador de senhas, que é um cofre digital onde cada sistema tem senha própria e forte, e cada pessoa da equipe tem seu acesso individual; quando alguém sai, você revoga o acesso daquela pessoa sem trocar senha nenhuma. Segundo, verificação em duas etapas em tudo que for crítico (e-mail, banco, redes sociais), aquele código extra no celular que transforma uma senha vazada em porta trancada. Terceiro, e conectando com o que escrevi sobre planilhas aqui no blog: contas da empresa em nome da empresa. Site, domínio, redes sociais e sistemas registrados em e-mail corporativo que a empresa controla, nunca no e-mail pessoal de sócio ou funcionário.
LGPD: menos assustadora do que parece, mais séria do que se trata
A Lei Geral de Proteção de Dados vale para empresa de qualquer tamanho que guarde dados de pessoas, e sua lista de clientes com nome, telefone e histórico de compra é exatamente isso. Não vou transformar este texto em aula jurídica, e aviso desde já que para situações específicas vale consultar um advogado. Mas o espírito da lei cabe em três perguntas que todo dono deveria conseguir responder.
Quais dados de clientes eu guardo e onde? Se a resposta inclui planilha no drive pessoal de vendedor, você tem um problema duplo, de segurança e de lei. Por que eu guardo cada dado? A lei pede finalidade: dado coletado para entregar pedido não pode virar lista de disparo sem consentimento. Quem tem acesso? Quanto menos gente acessa dado de cliente, menor o risco de vazamento e mais fácil apurar se algo acontecer.
Responder essas três perguntas e corrigir o que aparecer de errado já coloca sua empresa à frente da maioria. O custo de ignorar aparece de duas formas: a multa, que existe, e o dano de reputação quando o cliente descobre que o dado dele vazou por descuido, que costuma custar mais caro que a multa.
A lição que fica
O mínimo de segurança digital de uma pequena empresa cabe numa tarde de decisões: backup com uma cópia fora e teste trimestral, gerenciador de senhas com acessos individuais, verificação em duas etapas no que é crítico, contas em nome da empresa e as três perguntas da LGPD respondidas. Nada disso exige contratar especialista. Exige parar de empurrar com a barriga.
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